Privacyverklaring

IV. BEWAARTERMIJNEN
Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.

V. DOORGIFTE AAN ANDEREN
De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:

  • Administratiekantoren
  • Bedrijven voor de verzorging van post en/of e-mails
  • Internetdiensten (zoals cloud-opslag)

Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.

VI. Organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

  1. De gemeente heeft ter coördinatie een coördinator gegevensbescherming aangewezen. Het betreft: de scriba.
  2. De kerkenraad evalueert ten minste vierjaarlijks het privacy-beleid (inclusief het privacy- statement) en bespreekt dan ook het functioneren van privacy-beleid in de kerkenraad, om zo iedereen bewust te maken van de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
  3. Alle vrijwilligers, ambtsdragers, functionarissen van de gemeente en gemeenteleden/geregistreerden krijgen ten minste vierjaarlijks een bericht over het privacy-beleid van de gemeente. Dat doen we door middel van een publicatie in het kerkblad en publicatie op onze website.
  4. De gemeenteleden worden bij veranderingen op de hoogte gehouden over het privacy- beleid van de gemeente door middel van een publicatie in het kerkblad en publicatie op onze website.
  5. Binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in een afgezonderde ruimte.
  6. De gemeente beveiligt gegevens (zowel op de computer, als in een kast) door een wachtwoord of een slot op de ruimte of kast.
    • Het fysieke archief wordt beheerd door de archivaris, die hiervoor door de kerkenraad is aangesteld. Het archief is afgesloten en enkel de archivaris, de scriba en de predikant hebben rechtstreeks toegang tot het archief.

    • De digitale ledenadministratie wordt beheerd in het zogenoemde LRP, de ledenregistratie van de Protestantse Kerk in Nederland. Het LRP voldoet aan de huidige eisen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens wat betreft de techniek, de inhoud en de toegang van de gegevens. Er is slechts een beperkt aantal sleutels in omloop in de gemeente. Dit betekent dat op het moment enkel diegenen die door het college van Kerkrentmeesters belast zijn met de ledenadministratie, de predikant en wijkouderlingen toegang hebben tot het LRP.